Como encontrar um escritório de contabilidade para sua empresa?

Se você quer saber como encontrar um escritório para sua empresa é porque tem o objetivo de se tornar um empreendedor, correto? Todavia, antes de fazer essa busca e alugar o espaço, é importante que você analise que tipo de lugar vai precisar. Mas, como fazer isso? Respondendo perguntas como:

• Qual será meu ramo de atividade?
• Vou precisar atender clientes no espaço físico?
• Meu negócio terá estoque de produtos ou somente escritório?
• É importante ter boa localização ou é irrelevante?

Essas são questões básicas que podem te ajudar a dar o primeiro passo para encontrar um escritório ideal. Além disso, outras avaliações precisam ser consideradas, por isso, dê uma olhada nas dicas a seguir!

O que é necessário para montar um escritório para sua empresa?

Tem muitos detalhes para pensar, inclusive, a parte de legalizar seu negócio perante aos órgãos competentes. Mas, a boa notícia é que para isso, você conta com a ajuda de uma contabilidade.

O empreendedor precisa iniciar a busca do espaço sempre levando em conta outros elementos que vão compor o ambiente.

Pela ordem, abaixo vamos elencar o que será necessário para montar um escritório que realmente vai atender as expectativas da empresa!

Boa localização

A localização precisa ser estratégica para facilitar a vida dos colaboradores, parceiros e clientes. Se o atendimento for presencial, esse fator se torna primordial, afinal, pode ser requisito de escolha do cliente pela sua empresa.

Segurança

É essencial garantir a integridade física e emocional de todos que fazem parte do seu time e também dos clientes. Sem mencionar os cuidados ao seu patrimônio material. Investir em segurança interna e externa é necessário , especialmente caso a escolha for uma casa térrea. A instalação de um circuito de câmeras e um sistema de segurança é uma medida que deve entrar na sua lista de prioridades.

Aquisição de móveis ergonômicos/ móveis de organização/ equipamentos tecnológicos

Mesas e poltronas para execução de tarefas diárias precisam garantir o conforto dos funcionários. Dessa forma, são evitadas doenças causadas no ambiente de trabalho como: tendinites, distúrbios osteomusculares e outros. Armários, gaveteiros e prateleiras para organizar os documentos e acomodar equipamentos eletrônicos. E agora vem a parte mais custosa, os computadores, servidores, impressoras, sistemas e programas específicos para seu negócio. Tudo isso precisa entrar na lista de compras para garantir o bom funcionamento do negócio.

Ambientação

Dentro desse quesito entram a pintura das paredes, a iluminação e outros detalhes que geram aconchego e melhoram inclusive a criatividade e produtividade do time.

A iluminação precisa seguir algumas normas dependendo da atividade realizada no local. Vale lembrar que quanto mais bem estruturada é um ambiente de trabalho, melhor será a produtividade da equipe. Portanto, investir nisso é extremamente importante.

Avaliação de custos

Um dos pontos significativos que devem ser avaliados na hora de encontrar um escritório para sua empresa são os custos fixos e custos variáveis. Nesse caso, cada negócio tem suas considerações de porte, localização, número de funcionários e etc. Todavia, no geral os custos são:

• Custos fixos: Luz, água, internet, aluguel do espaço, salários dos colaboradores, honorários contábeis, impostos.
• Custos variáveis: Manutenção de equipamentos, materiais de escritórios, troca de equipamentos ou móveis, despesas de deslocamento, etc.

Perceba que o plano de negócios precisa ter uma boa organização para não deixar nenhum detalhe passar em branco. Dessa forma, você como empreendedor terá uma visão mais ampla de tudo e tomará uma decisão assertiva e compatível com as suas demandas.

Um formato que tem atendido muito bem aos empreendedores é o escritório virtual, você já ouviu falar ou chegou a considerar essa possibilidade?

Como funciona o Escritório de Contabilidade Online?

Os serviços de escritórios virtuais são oferecidos por empresas que possuem a estrutura já montada. Eles realizam a locação que geralmente pode ser por hora, dia, semanal, mensal ou anual para empreendedores que buscam um ambiente adequado para trabalhar.

Esses ambientes podem ser compartilhados ou privados. Além disso, possuem salas de reuniões para receber clientes, internet rápida, central telefônica e principalmente, estão muito bem localizados.

A vantagem dos escritórios virtuais é que o empreendedor não precisa se preocupar com alvarás de licenças, contratação e manutenção de linhas telefônicas, internet e compras de móveis.

Para quem é indicado o Escritório de Contabilidade Online?

Para o empreendedor que trabalha sozinho ou com parceiros autônomos e também para as pequenas empresas prestadoras de serviços. Com os custos reduzidos e a facilidade que esse modelo traz, esses profissionais podem marcar reuniões de planejamento em equipes, encontrar clientes ou simplesmente ter um lugar equipado para realizar suas atividades rotineiras.

Para empresas maiores e com muitos funcionários, o escritório virtual não é uma boa opção devido ao custo que a longo prazo é alto. Porém, dependendo do tempo do projeto, essa pode ser a solução mais inteligente, já que possui inúmeros serviços adicionais que podem ser contratados.

Ademais, a estrutura oferecida é atrativa e valoriza a marca diante dos clientes.

Como funciona o escritório de contabilidade legalmente?

Vimos acima que os microempreendedores e as pequenas empresas prestadoras de serviços podem se beneficiar com o escritório virtual. Mas, como fica a questão legal?

No momento de abertura de uma empresa, o empreendedor deve informar um domicílio fiscal. Esse endereço é o que fica constando no cartão do CNPJ da empresa, serve para comprovação dos órgãos legais.

Para CNPJ de prestadores de serviços podem ser colocados como domicílio fiscal o endereço da própria residência. No entanto, se não quiser fazer isso, é perfeitamente possível colocar o endereço de um escritório virtual.

É vantajoso, pois o escritório virtual garante privacidade, segurança e uma boa localização mediante aos clientes.

Legalmente, empresas que possuem Inscrição Estadual NÃO podem ser registradas em escritório virtual. Ainda existem restrições para companhias ligadas ao comércio exterior. Além disso, entram na lista de restrições legais toda a empresa que precisa de um local fixo para funcionamento.

Via de regra, o escritório virtual é interessante e liberado legalmente para advogados, profissionais de TI, consultores, jornalistas, agências de marketing, arquitetos, agências de viagens e etc.

Você sabia que também pode contratar o endereço comercial de um escritório virtual? Pois é, além do endereço fiscal, é possível contratar um endereço comercial. Nesse segundo caso, serve somente para fins de divulgação, correspondências e marketing.

Escolhendo um formato de trabalho

Essa informação vai ajudar você encontrar um escritório para sua empresa de maneira mais rápida. Afinal de contas, é fundamental entender como o mercado de trabalho corporativo está se comportando nos últimos anos.

Há uma década atrás existia somente um formato de trabalho, o tradicional, onde os funcionários contratados compareciam todos os dias no escritório da empresa para realizar suas atividades. Ou seja, o trabalho era completamente presencial e com pouca flexibilidade de horários.

Contudo, os tempos mudaram e a tecnologia permitiu o surgimento de inúmeros formatos de trabalho, entre eles:

Trabalho tradicional

Embora esse formato de trabalho não seja mais o único, ele ainda existe. Pois muitas empresas, especialmente de grande porte, precisam que as equipes compareçam no escritório todos os dias. Dessa forma, eles conseguem controlar as atividades, horários e se reunir constantemente. Nesse caso, é importante encontrar um escritório para a empresa que atenda as necessidades específicas do ramo de atividade em questão.

Trabalho remoto

Os funcionários não ficam especificamente no escritório da empresa, eles podem trabalhar de qualquer lugar, como por exemplo:

De casa ( Home Office), Coworking ( Escritório Compartilhado), Escritórios Virtuais ( para micro empreendedores, freelancers ou PJ).

Existem até os “nômades digitais”, profissionais que trabalham em qualquer parte do mundo, basta apenas ter um computador e internet.

Equipes concedidas aos clientes

Nessa modalidade, os colaboradores usam o espaço do cliente para desenvolver um determinado projeto. Dessa forma, eles conseguem acompanhar o trabalho de perto, entretanto, são funcionários da empresa contratada e não do contratante.

Trabalho Flexível

Depois da pandemia do coronavírus, muitas empresas optaram por um formato de trabalho flexível, onde alguns dias da semana os funcionários se deslocam para o escritório e nos outros dias, trabalham a partir de casa.

Um estudo realizado pelo International Workplace Group (IWG) apontou que o formato de trabalho flexível aumentou a produtividade em 85% das empresas entrevistadas e ainda, está interligada a retenção de talentos. Para muitos candidatos, essa possibilidade é um fator determinante para buscar uma vaga.

Conclusão

O que achou? Esse artigo te deu um norte de como encontrar a melhor opção para você? Caso tenha se identificado e decidido contratar os serviços de um escritório virtual nós temos mais DUAS DICAS para você.

Primeira: Caso esteja procurando um endereço em SP a ProCoworking pode ser uma excelente opção, oferecendo diversas funcionalidades para empresas.

Segunda: A Coollabore também é uma opção para aqueles que procuram por um endereço em SC.

Se você ainda tiver dúvidas com relação à parte legal, contábil e fiscal de um escritório virtual, fale com nossos especialistas!