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O cálculo da folha de pagamento geralmente é feito por meio de softwares da contabilidade, ou seja, a tecnologia permite a ação de forma automatizada. Contudo, é importante que o empreendedor saiba quais dados estão envolvidos nesse procedimento.
É importante salientar que o cálculo da folha de pagamento é um dos principais processos do departamento pessoal. Afinal, é nesse documento que se encontram todas as informações relacionadas ao salário dos colaboradores e todos os dados trabalhistas conforme a CLT, que devem estar presentes para verificação.
Para que serve o cálculo da folha de pagamento?
Embora a tecnologia permita o pagamento dos colaboradores de forma mais rápida e já entrega um comprovante para ambas as partes, a presença da folha de pagamento é indispensável.
Via de regra, a principal função da folha de pagamento é o registro de todos os valores pagos e descontados ao funcionário naquele mês de trabalho. Nela incluem os encargos, descontos, carga horária, horas extras, salário bruto e salário líquido.
A folha de pagamento ou holerite é muito requisitada no mercado para comprovação de renda e para a aposentadoria. Por isso, todas as empresas devem fornecer esse documento a seus colaboradores.
Como calcular a folha de pagamento passo a passo?
Os dados do empregador e também o nome e função do colaborador devem constar do documento. Logo abaixo, os seguintes passos devem ser explanados para calcular a folha de pagamento. Confira!
1 – Definir função e salário dos funcionários
Todo colaborador já entra na empresa sabendo da sua função, com relação a isso, a empresa deve ter conhecimento da base salarial estipulada na lei para aquele determinado cargo.
É justamente esse salário que vai servir como base para realizar todo o cálculo da folha de pagamento.
Para evitar erros nesse processo, é importante que o departamento pessoal conheça a legislação trabalhista. Dessa forma, não corre o risco de fazer o enquadramento errado da função bem como fica por dentro de todas as alterações relacionadas ao FGTS, INSS e Contribuição Sindical da categoria.
2- Calcular as horas mensais trabalhadas
Esse dado é essencial para fazer o cálculo da folha de pagamento, pois vai definir quanto a empresa deve pagar ao trabalhador com relação àquele mês vigente.
O cálculo das horas trabalhadas envolve sobretudo as horas extras e adicionais noturnos e adicional de insalubridade , caso houver.
Portanto, é fundamental que o setor tenha controle da entrada e saída dos funcionários para não errar no cálculo.
3- Considere os descontos
Nesse momento, o controle de entrada e saída dos funcionários é bastante consultado para analisar se houve faltas que não foram justificadas por meio de atestados ou outros motivos abonados pela empresa.
Outro dado importante para o cálculo da folha de pagamento são os atrasos, eles devem ser detalhados para possíveis descontos.
Descontos que devem contar também são: Plano de saúde, plano odontológico, VR, VT e outros.
Geralmente, as empresas têm um relógio ponto que registra essas informações para facilitar o fechamento da folha no final do mês.
Pequenas empresas com menos de 10 funcionários podem usar uma agenda ou outra forma de registro online para controle.
4- Encargos devem ser detalhados na folha de pagamento
Os impostos também incidem na folha de pagamento, são eles: INSS e IRRF.
O imposto de renda pessoa física também vai depender da faixa salarial do funcionário. Lembrando que aqueles que recebem até R$1903,98 mensais são isentos.
5- O FGTS deve ser discriminado
O FGTS ( Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) funciona como um amparo para o trabalhador, caso ele for demitido.
Todos os meses a empresa deposita o equivalente a 8% do salário do trabalhador em uma conta na Caixa Econômica Federal que ele só poderá ter acesso, caso seja demitido, acometido por uma doença grave, compra de imóveis ou ocorra algum desastre natural e comprometa seu patrimônio.
Esse valor não sai do bolso do trabalhador, entretanto, é importante que no cálculo da folha de pagamento, essa informação seja discriminada.
6- Salário bruto e líquido devem ser separados
O salário bruto é o valor cheio, aquele que não considera os descontos. Em contrapartida, o salário líquido é o valor que o trabalhador vai receber de fato após todos os descontos realizados naquele mês.
No momento do cálculo da folha de pagamento, todas essas informações devem ser discriminadas de maneira clara para que o trabalhador compreenda e não haja riscos de erros no departamento pessoal.
Por fim, vale lembrar que a folha de pagamento deve ser assinada pelo funcionário, ficando uma via para ele e outra para a empresa para fins de arquivo.
O cálculo da folha de pagamento pode ser feito de forma manual ou computadorizada, não existe uma regra para isso. Contudo, através dos sistemas utilizados pela contabilidade, as chances de erros são menores.
Os clientes do Senhor Contábil podem fazer o cálculo da folha de pagamento na plataforma online sem que haja custos extras. Dessa forma, o processo se torna mais ágil para a empresa e com mais segurança nos dados, distribuição e armazenamento.
Conheça o sistema de contabilidade online do Senhor Contábil e se surpreenda com facilidade de fazer o cálculo da folha de pagamento e resolver a contabilidade do seu negócio.
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