“Mas eu não tive imposto para pagar.”

Essa é uma justificativa comum quando uma empresa deixa de entregar uma declaração ou cumprir alguma obrigação fiscal.

O problema é que imposto e obrigação acessória são coisas diferentes.

Uma empresa pode não ter nenhum tributo a recolher em determinado período e, ainda assim, precisar informar ao governo que não teve faturamento, enviar uma declaração ou cumprir determinada obrigação.

Quando isso não é feito, a empresa pode receber multas, ficar com pendências fiscais e enfrentar problemas para emitir certidões ou manter sua regularidade.

E, em determinadas situações, o descumprimento reiterado de obrigações pode até contribuir para a exclusão do Simples Nacional.

Por isso, a ideia de que “se não tem imposto, não tem nada para entregar” pode sair caro.

O que é uma obrigação acessória?

De forma simples, obrigação acessória é o dever de prestar informações ao Fisco.

Ela não existe necessariamente para gerar um pagamento.

O objetivo é permitir que os órgãos públicos tenham informações sobre as operações, receitas, folha, tributos e movimentações da empresa.

É por meio dessas informações que o Fisco consegue, por exemplo, cruzar o que uma empresa declarou com dados de notas fiscais, movimentações e outras informações disponíveis.

Por isso, uma obrigação acessória pode existir mesmo quando o imposto devido é zero.

Um exemplo simples

Imagine uma empresa que passou um determinado mês sem faturar.

Ela pode não ter imposto sobre faturamento para recolher naquele período.

Isso, porém, não significa necessariamente que possa simplesmente ignorar as obrigações daquele mês.

Dependendo da situação da empresa e das regras aplicáveis, ainda pode ser necessário transmitir as informações correspondentes.

Sem imposto a pagar não significa sem obrigação a cumprir.

Qual é a diferença entre obrigação principal e acessória?

A diferença fica mais fácil de entender assim:

Obrigação principal: está relacionada ao pagamento do tributo devido.

Obrigação acessória: está relacionada à prestação de informações e ao cumprimento de determinadas exigências fiscais.

Na prática, uma pode existir sem a outra.

Uma empresa pode ter:

R$ 0 de imposto a pagar + obrigação acessória a entregar.

E justamente aí está o erro que pode gerar problemas.

Quais são algumas obrigações do Simples Nacional?

Para empresas optantes pelo Simples Nacional, existem diferentes declarações e informações que precisam ser transmitidas de acordo com a situação da empresa.

Entre as mais conhecidas estão o PGDAS-D e a DEFIS.

O PGDAS-D é utilizado para informar mensalmente os dados necessários à apuração do Simples Nacional. A Receita Federal estabelece que as informações da atividade mensal devem ser prestadas pelo sistema.

Já a DEFIS reúne informações socioeconômicas e fiscais relativas às atividades da empresa ao longo do ano e deve ser entregue, em regra, até o último dia de março do ano seguinte.

E essas obrigações não deixam de existir simplesmente porque a empresa faturou pouco ou não teve faturamento.

“Minha empresa não faturou. Preciso declarar?”

Essa é uma das dúvidas mais comuns.

A resposta depende da obrigação e da situação da empresa.

Uma empresa sem faturamento não deve ser tratada automaticamente como uma empresa sem obrigações.

O fato de não haver receita pode alterar a informação que será declarada, mas não necessariamente elimina a obrigação de declarar.

É justamente por isso que empresas que ficam sem movimento por alguns meses precisam continuar sendo acompanhadas.

O Fisco não considera apenas o valor do imposto pago. Ele também verifica as informações prestadas — ou não prestadas — pela empresa.

O que acontece quando uma obrigação acessória não é entregue?

O primeiro risco é financeiro.

A empresa pode receber uma multa pelo atraso ou pela falta de entrega da obrigação.

E as regras ficaram mais relevantes para empresas do Simples Nacional a partir de 2026.

Desde janeiro de 2026, por exemplo, o atraso na entrega do PGDAS-D passou a ter multa com início já no dia seguinte ao prazo original. A multa é de 2% ao mês-calendário ou fração, com valor mínimo de R$ 50 por mês de referência, observadas as regras legais.

A DEFIS também possui penalidades específicas. A partir das regras aplicáveis em 2026, a falta de entrega ou a entrega fora do prazo pode gerar multa de 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos informados, ainda que tenham sido integralmente pagos, respeitado o valor mínimo de R$ 200.

Ou seja:

não ter imposto para pagar não significa que uma declaração entregue em atraso não possa gerar uma cobrança.

A multa pode virar uma dívida?

Sim.

A multa decorrente do descumprimento de uma obrigação acessória pode se transformar em um débito da empresa.

E esse débito passa a fazer parte da situação fiscal do CNPJ.

É importante separar duas coisas:

Imposto: valor devido em razão da atividade e da legislação tributária.

Multa: penalidade decorrente do descumprimento de uma obrigação.

Uma empresa pode, portanto, ter R$ 0 de imposto naquele período e ainda assim gerar uma multa por não cumprir determinada obrigação.

E se a empresa estiver sem movimento?

Esse é um dos cenários que mais exige atenção.

Imagine uma empresa aberta para prestar serviços, mas que ficou alguns meses sem conseguir clientes.

O empresário pode pensar:

“Não vendi nada, então não preciso fazer nada.”

Só que o CNPJ continua existindo.

Enquanto a empresa estiver ativa, ela pode continuar sujeita a obrigações fiscais, contábeis, trabalhistas e cadastrais.

Por isso, empresa sem faturamento não é necessariamente empresa sem obrigações.

Se o negócio realmente deixou de operar, também é importante avaliar se faz sentido mantê-lo aberto ou regularizar sua situação.

A falta de obrigação acessória pode excluir a empresa do Simples?

Aqui é preciso fazer uma distinção importante.

Uma declaração entregue em atraso não significa automaticamente que a empresa será excluída do Simples Nacional.

A legislação estabelece hipóteses específicas para exclusão de ofício.

A Lei Complementar nº 123 prevê, entre outras situações, a exclusão quando houver descumprimento reiterado de determinadas obrigações, além de outras hipóteses relacionadas à fiscalização e ao cumprimento das regras do regime.

Em determinadas hipóteses previstas na legislação, a exclusão pode produzir efeitos a partir do próprio mês em que ocorreu a situação e impedir nova opção pelo regime pelos três anos-calendário seguintes.

Portanto, o risco não deve ser entendido como:

“Esqueci uma declaração e perdi o Simples.”

O problema é mais amplo:

A empresa que acumula irregularidades e deixa de cumprir reiteradamente suas obrigações pode colocar em risco a permanência no regime.

Por que o Simples Nacional não significa “menos obrigações”?

O próprio nome pode induzir o empresário a pensar que tudo é simplificado.

O Simples Nacional realmente reúne diversos tributos em uma sistemática unificada e oferece tratamento diferenciado às micro e pequenas empresas.

Mas isso não significa que a empresa possa deixar de prestar informações ao Fisco.

A legislação do Simples Nacional trata expressamente do cumprimento de obrigações acessórias.

A empresa continua precisando manter sua operação organizada e cumprir as obrigações que se aplicam à sua atividade.

Simplificar o pagamento dos impostos não significa eliminar o controle fiscal.

O problema não é apenas a multa

Uma multa pode parecer o menor dos problemas.

Mas uma sequência de obrigações não entregues pode criar um efeito cascata:

obrigação não entregue → multa → pendência fiscal → necessidade de regularização → risco de outras consequências.

Além disso, inconsistências nas informações prestadas podem chamar atenção do Fisco.

A Receita Federal possui mecanismos para cruzar informações de diferentes fontes. Uma declaração não é analisada necessariamente de forma isolada.

Por isso, o mais seguro não é simplesmente “entregar para não tomar multa”.

É entregar corretamente.

O que uma contabilidade precisa acompanhar?

Uma boa rotina contábil e fiscal não deveria começar apenas quando existe imposto para pagar.

É necessário acompanhar, entre outros pontos:

• faturamento da empresa;
• notas fiscais emitidas;
• impostos apurados;
• obrigações acessórias;
• prazos de entrega;
• informações prestadas ao Fisco;
• situação fiscal do CNPJ;
• eventuais pendências;
• alterações na legislação;
• regularização de declarações entregues com erro ou atraso.

Esse acompanhamento é especialmente importante para empresas pequenas, porque uma pendência que parece pequena pode crescer enquanto o empresário está concentrado na operação.

E quando a empresa percebe que está com declarações atrasadas?

O pior caminho é continuar deixando para depois.

O primeiro passo é identificar quais obrigações estão pendentes, quais períodos foram afetados e quais consequências já foram geradas.

Depois, é necessário avaliar:

• quais declarações precisam ser entregues;
• quais precisam ser retificadas;
• quais multas foram geradas;
• se existem impostos em aberto;
• se há pendências no CNPJ;
• se existe algum risco relacionado ao Simples Nacional.

A regularização depende do caso e deve ser feita de acordo com as regras da obrigação correspondente.

A Receita Federal mantém inclusive serviço específico para análise de omissões na entrega de declarações e escriturações de pessoas jurídicas, incluindo DEFIS e PGDAS-D.

O que o pequeno empresário precisa guardar dessa história?

Não é necessário conhecer todas as declarações existentes.

Mas é importante entender uma regra básica:

A empresa não tem apenas a obrigação de pagar impostos. Ela também precisa informar corretamente ao governo o que acontece com o negócio.

Mesmo quando não existe imposto a recolher.

É por isso que manter a contabilidade em dia não é apenas uma questão burocrática.

É uma forma de evitar multas, identificar pendências antes que cresçam e manter a empresa regular.

Conclusão

Ter imposto a pagar é apenas uma parte da relação da empresa com o Fisco.

As obrigações acessórias existem para que os órgãos públicos recebam informações sobre a atividade da empresa e possam verificar se os dados estão de acordo com a realidade.

Por isso, uma empresa pode não ter imposto para recolher e ainda assim precisar entregar declarações, manter registros e cumprir prazos.

Quando essas obrigações são ignoradas, podem surgir multas e pendências fiscais. E, em situações de descumprimento reiterado ou outras hipóteses previstas em lei, a empresa pode até enfrentar exclusão do Simples Nacional.

O ponto principal é simples:

não espere existir um imposto para pagar para cuidar da contabilidade da sua empresa.

A regularidade fiscal também faz parte da saúde do negócio.

Sua empresa está com todas as obrigações em dia?

A Senhor Contábil acompanha as obrigações fiscais e contábeis da empresa para que o empresário possa se concentrar na operação sem deixar prazos e informações importantes para trás.

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