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O controle patrimonial nada mais é do que o gerenciamento de todo o patrimônio de uma empresa, isso inclui os ativos tangíveis e também, os intangíveis.
Para muitas empresas, é um desafio fazer esse controle de forma efetiva, por isso, é comum encontrar aquelas que tem um grande prejuízo financeiro devido a falta de práticas e ferramentas que ajudem a manter a organização dos dados.
Mas, antes de ajudar o seu negócio com dicas preciosas, compreenda melhor esse assunto!
O que é controle patrimonial na prática?
As empresas possuem patrimônio, são eles os direitos, bens e obrigações. Porém, quando se fala em bens, é claro que nos referimos a tudo o que pode virar dinheiro vivo, e dentro desse contextos, podemos classificar da seguinte forma:
• Bens que não se podem mexer – imóveis (Casas, salas comerciais, terrenos);
• Bens móveis – (Veículos, máquinas, equipamentos, móveis, eletrônicos, etc.);
• Bens intangíveis – ( Marca, patentes, direitos autorais);
• Bens tangíveis – (Mercadorias, móveis, equipamentos e demais itens que podem ser tocados);
• Bens de venda – (Estoque de produtos);
• Bens de consumo – (Insumos usados no processo de produção, materiais de escritório, combustível, produtos de limpeza);
• Bens numéricos – (Dinheiro disponível nos bancos ou no controle de caixa);
Com relação aos outras formas de patrimônio, podemos designar os ” direitos”, que se referem às vendas realizadas ou serviços prestados, onde a empresa tem direito de receber valores.
Ou seja, esses valores também são contabilizados no controle patrimonial através dos boletos a receber, cartões de créditos e outros formatos de recebimentos.
Por fim, as obrigações, são as dúvidas que a empresa deve pagar a seus credores, isso inclui salários, impostos e etc
Como realizar o controle patrimonial de forma eficiente?
É fundamental que os gestores entendam a necessidade e também os benefícios de controlar o patrimônio da empresa e realizar a contabilidade diante das boas práticas. Isso permite uma visão melhor do negócio e também, evita problemas inesperados.
Confira como dar o primeiro passo!
1- Faça um inventário
Não há como fazer um balanço patrimonial sem fazer o inventário de todos os ativos, é nessa fase que você vai conferir como está a conservação dos seus bens.
Os especialistas sempre indicam que se faça o emplacamento dos bens, nessa ação, é necessário detalhar a marca, modelo, capacidade, quantidade e sua conservação. Já existem etiquetas patrimoniais para ajudar nessa missão.
O inventário é uma ação destinada aos ativos imobilizados da empresa, portanto, catalogue os equipamentos, veículos, mobília, computadores, telefones e outros bens tangíveis.
2- Elabore um manual de normas e procedimentos
É importante mensurar os ativos, para manter tudo isso organizado é padronizado a dica é criar um manual, que inclusive pode servir perfeitamente para ensinar e treinar os colaboradores a manterem o controle patrimonial da empresa sempre atualizado.
Com esse sistema, todas as ações são registradas e sempre que precisar treinar algum funcionário novo nessa função, será mais fácil.
A padronização ajuda a empresa manter a organização dos dados, dessa forma, são poupadas horas de trabalho para levantamento de dados e também, é possível ter acesso a relatórios mais condizentes com a realidade
3- Analise periodicamente o que pode impactar os ativos
O controle patrimonial precisa se manter o mais fiel possível aos ativos da empresa, portanto, é necessário fazer uma checagem nas situações que podem impactar na mensuração deles.
Como por exemplo: Vida útil, valores residuais, depreciação e etc.
Se isso não for feito, você corre o risco de contabilizar ativos que sua empresa não tem mais, isso significa que os relatórios de controle de patrimônio estarão aquém da realidade.
4- Atualize o seu controle todos os anos
Você fez um inventário para fazer o seu controle patrimonial, usou boas ferramentas para controle, porém, não está verificando se eles ainda se mantém intactos.
Isso é uma grande falha, pois sabemos que os ativos podem mudar conforme o tempo passa, os equipamentos podem quebrar, a mobília pode perder sua usabilidade e outros problemas que podem surgir.
Para manter o seu controle sempre atualizado, faça uma análise física anualmente. Dessa forma, você pode descartar da lista de bens aqueles itens que não servem mais e incluir, novos bens adquiridos durante o período.
Ademais, não se pode esquecer que os bens sofrem depreciação, é fundamental fazer essa atualização.
5 – Não dispense a ajuda de um contador
Embora você como gestor faça a sua parte na coleta de dados, é o contador que coloca tudo em prática no que diz respeito ao controle patrimonial.
O especialista poderá ajudar o seu negócio em todos os processos, inclusive, na atualização de dados de depreciação de bens ao longo do tempo.
Note que o controle patrimonial é uma ferramenta essencial para acompanhar a evolução do patrimônio de uma empresa. Portanto, comece certo e mantenha sempre os dados atualizados com a ajuda de um profissional que possui expertise nisso.
